La nómina electrónica ya no tiene que ser complicada. Con Facturatech puedes implementarla de manera sencilla, sin costos ocultos: la plataforma es 100% gratuita y solo pagas los folios que uses.
En esta guía encontrarás el paso a paso, desde cero, para tener tu nómina electrónica lista en menos de 3 horas.
Antes de empezar: checklist rápido
Ten a la mano la siguiente información:
· De la empresa:
o NIT, razón social, correo del negocio y usuario DIAN.
· De los trabajadores:
o Datos generales: tipo y número de documento, nombre completo, correo electrónico, teléfono, fecha de nacimiento y fecha de ingreso.
o Datos de contratación: tipo de trabajador, salario o salario integral, tipo de contrato, número de contrato, cargo, nivel de riesgo laboral, información de pago.
o Datos de seguridad social y fondos: administradora de cesantías, ARL, EPS y pensión.
Paso 1: Crea tu cuenta en Facturatech (gratis)
Regístrate ingresando tu NIT, datos de empresa y correo electrónico. Nuestra plataforma no tiene costo de uso; funciona “como el papel”: compras solo los folios que vas a necesitar.
Paso 2: Elige tu paquete de nómina
Selecciona el paquete que mejor se ajuste al tamaño de tu equipo:
· 12 folios. Ideal para 1 empleado durante todo el año.
· 24 folios. Para 2 empleados.
· 36 folios. Para 3 empleados.
· 48 folios. Para 4 empleados.
Si tu equipo de trabajo es mayor, también hay paquetes superiores: 50, 60, 100, 120 folios o más.
Paso 3: Configura tu empresa
· Completa la información fiscal y de contacto.
· Define los cargos y grupos de tus trabajadores.
· Si los usas, crea centros de costo.
Esta configuración se hace una sola vez.
Paso 4: Registra tus trabajadores
El sistema te permite realizarlo de dos maneras:
· Registro manual: ingresa cada empleado uno por uno.
· Carga masiva: La información de tus trabajadores la diligenciarás en una plantilla excel / CSV.
Paso 5: Gestiona los documentos de nómina
· Define la periodicidad (quincenal, mensual, etc.).
· Selecciona al trabajador.
· Registra novedades: horas extras, comisiones, incapacidades, vacaciones, etc.
Antes de transmitirla, previsualiza los valores para evitar errores.
Paso 6: Transmite el Documento Soporte de Nómina Electrónica
Con un clic, Facturatech:
· Estructura el documento en el formato exigido por la DIAN (XML-PDF).
· Lo envía automáticamente a validación DIAN.
· Obtendrás la confirmación en segundos.
Paso 7: Guarda, consulta y descarga tus soportes
Todos tus documentos quedan almacenados digitalmente.
· Consulta y descarga en cualquier momento.
· Úsalos en auditorías, trámites bancarios o reportes internos.
Paso 8: Corrige con Nota de Ajuste (si es necesario)
¿Emitiste un documento con errores?
· Desde el documento original, genera fácilmente una nota de ajuste.
· Transmítela a la DIAN en segundos, sin complicaciones.
Paso 9: Reportes y conciliación
· Consulta reportes por empleado o por periodo.
· Exporta la información para tu contabilidad.
· Cruza con tus gastos y obligaciones de seguridad social.
Acompañamiento constante
El soporte técnico está incluido sin costo. Y si requieres el servicio de habilitación ante la DIAN, también lo gestionamos por ti, para que avances de manera rápida y sin contratiempos.
Buenas prácticas de contador
· Trabaja con un calendario. Una buena forma de transmitir tu nómina electrónica es trabajar con un calendario. Define fechas fijas para tu empresa. Establece recordatorios en tu calendario para no olvidar las fechas de transmisión.
· Concilia contra seguridad social y parafiscales. Haz comprobaciones cada ͏mes para detectar diferencias rápidamente.
· Conserva una política de novedades. Define qué tipo de novedades se deben reportar (horas extras, comisiones, incapacidades, licencias, etc.), así como, quién aprueba cada novedad y en qué momento se debe registrar. Una política clara evita errores, duplicidad o diferencias en la información.
