En Colombia, la obligación de facturar también aplica a las notarías, que deben cumplir con las reglas del Sistema de Facturación Electrónica de la DIAN.
Esto significa que, al igual que cualquier otra empresa o profesional, deben expedir la Factura Electrónica de Venta o el Documento Electrónico Equivalente POS, según corresponda.
En Facturatech tenemos convenios con notarías que nos permiten acompañarlas en todo el proceso de emisión de facturas electrónicas, asegurando el cumplimiento con la DIAN
y la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR).
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1. Obligación de facturar en notarías
La base legal está en los artículos 615, 616, 616-1, 617 y 771-2 del Estatuto Tributario, que establecen la obligación de facturar para toda persona que venda bienes o preste servicios,
incluidas las notarías.
La DIAN ha ratificado en su Concepto Unificado 106 de 2022 que las notarías deben facturar electrónicamente, sin excepción.
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2. ¿Cómo facturan las notarías?
Las notarías están habilitadas como facturadoras electrónicas y, en la práctica, muchas utilizan el módulo de facturación del Sistema de Información Notarial (SIN),
que se integra con la Factura Electrónica de Venta.
La SNR ha emitido circulares recordando a los notarios que deben cumplir con:
– Firma digital.
– Numeración autorizada por la DIAN.
– Validación previa y entrega de la factura.
Ejemplo práctico: el sistema notarial emite la Factura Electrónica de Venta por los derechos notariales y genera recibos separados por los valores que recauda en nombre del Estado (como timbre o aportes parafiscales).
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3. ¿Factura Electrónica de Venta o Documento Electrónico Equivalente POS?
En la mayoría de los casos, las notarías emiten Factura Electrónica de Venta, ya que el cliente necesita un soporte fiscal completo.
No obstante, si una notaría maneja operaciones de retail o venta al por menor (por ejemplo, copias o servicios accesorios en mostrador), podría usar el Documento Electrónico Equivalente POS, siempre que:
– Se valide previamente ante la DIAN.
– El comprador quede plenamente identificado con nombre y NIT para poder usar el documento como soporte fiscal.
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4. Naturaleza de los derechos notariales e impuestos asociados
– Derechos notariales: Son tarifas fijadas por el Gobierno (SNR). Representan la remuneración por el servicio notarial, no un impuesto.
– IVA: Aplica en ciertos servicios notariales. La SNR ha instruido que las notarías son responsables del IVA cuando corresponda.
– Impuesto de timbre: Algunos actos o documentos están sujetos a timbre (reformas 2025 ampliaron su aplicación). La notaría debe facturar el servicio y, cuando proceda, recaudar y consignar el timbre al Estado.
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5. Reglas técnicas de la DIAN que aplican a notarías
– Factura Electrónica de Venta (Anexo 1.9): debe cumplir con la estructura UBL/XML, numeración autorizada, firma digital, CUFE, validación previa y entrega.
– Documento Electrónico Equivalente POS (Anexo 1.0): puede usarse en operaciones de retail o venta al por menor; requiere validación previa. Solo otorga derecho fiscal al comprador identificado.
– La DIAN dispone de una solución gratuita de facturación, además de las opciones con proveedores tecnológicos como Facturatech.
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6. Lineamientos y circulares de la SNR
– Circular Conjunta (enero 2022): instrucciones a notarios que usan el módulo de facturación electrónica del SIN.
– Memorando SNR (2019): primeras directrices para adopción de la factura electrónica en notarías.
– Circulares posteriores: reafirman la obligación de facturar con firma digital y validación previa.
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7. Checklist express para una notaría
✔️ Habilitación como facturador electrónico en la DIAN.
✔️ Definir la Factura Electrónica de Venta como estándar; usar el Documento Electrónico Equivalente POS solo en operaciones de retail o venta al por menor.
✔️ Parametrizar en el sistema notarial la discriminación entre:
– Derechos notariales (servicio).
– Recaudos por cuenta de terceros (ej. timbre, aportes).
✔️ Verificar si el servicio está gravado con IVA y liquidar correctamente.
✔️ Recaudar y consignar el timbre cuando aplique, según la normativa vigente.
✔️ Conservar las facturas electrónicas y sus soportes.
✔️ Realizar auditorías internas sobre numeración, contingencias y devoluciones.
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Conclusión
La factura electrónica en el sector notarial es obligatoria y debe cumplir con los lineamientos de la DIAN y la SNR. Los derechos notariales, IVA y timbre deben discriminarse de forma clara en la factura,
y los sistemas deben garantizar la validación previa y la entrega al cliente.
En Facturatech, gracias a nuestros convenios con notarías, ofrecemos soluciones adaptadas a su operación, asegurando facturación bajo todos los requisitos técnicos y tributarios vigentes. 🚀
