En Colombia, no siempre el que vende es el que factura. Cuando existe un contrato de mandato, un tercero autorizado —llamado mandatario—  
puede expedir la factura electrónica en nombre del mandante (el verdadero dueño de la operación). 
 
Este mecanismo está previsto en el Estatuto Tributario, reglamentado en el Decreto 1625 de 2016 y desarrollado en la Resolución DIAN 000165 de 2023. 
 
— 
 
¿Cómo funciona la facturación electrónica por mandato? 
 
1. Quién factura: siempre lo hace el mandatario, usando su NIT y su habilitación en la DIAN. 
2. A nombre de quién: las compras que haga el mandatario por cuenta del mandante deben llegar a nombre del mandatario. 
3. Qué incluye la factura: debe diferenciar claramente: 
   – Los valores que corresponden al mandante. 
   – Las comisiones o ingresos propios del mandatario. 
4. Soportes: el contrato de mandato y las autorizaciones deben conservarse junto con las facturas. 
5. Validación previa: la DIAN valida la factura y solo entonces se considera expedida. 
 
— 
 
Responsabilidades 
 
Del mandatario (quien emite la factura): 
– Expide la factura y documentos equivalentes. 
– Solicita numeración y cumple con los requisitos de facturación. 
– Conserva contrato y soportes. 
– Identifica rubros del mandante vs. los suyos. 
 
Del mandante (dueño económico de la operación): 
– Reconoce ingresos, costos y gastos en su contabilidad. 
– Asume las retenciones e IVA según la operación. 
– Debe asegurarse de que el contrato esté claro y documentado. 
 
— 
 
Ejemplo práctico 
 
Una agencia inmobiliaria (mandatario) arrienda locales en nombre de un propietario (mandante). 
– La factura electrónica la expide la agencia. 
– En el documento, se distingue: 
  – El valor del canon que corresponde al propietario. 
  – La comisión que recibe la agencia. 
 
Así, la DIAN valida el documento, el arrendatario recibe la factura y ambas partes cumplen con la norma. 
 
— 
 
Errores comunes y cómo evitarlos 
 
– No separar valores de mandante y mandatario → Configura tu software para generar líneas diferenciadas. 
– Comprar “a nombre equivocado” → Si el mandatario compra por cuenta del mandante, la factura debe llegar a nombre del mandatario. 
– Omitir soportes en devoluciones → Adjunta contrato y conserva toda la documentación. 
– Asumir que basta con emitir → Recuerda: sin validación previa y entrega, la factura no está expedida. 
 
— 
 
Checklist express 
 
– Contrato de mandato escrito y claro. 
– Numeración autorizada en la DIAN a nombre del mandatario. 
– Configuración del software para facturación por mandato. 
– Campos que separen los valores del mandante y del mandatario. 
– Flujo completo de validación previa + entrega + archivo de soportes. 
 
— 
 
Conclusión 
 
La facturación electrónica por mandato es una herramienta legal y práctica para que terceros gestionen operaciones en nombre de un mandante.  
Eso sí, requiere claridad contractual y cumplir las reglas de la DIAN. 
 
En Facturatech tenemos habilitado este modelo en nuestra plataforma, con plantillas listas para diferenciar mandante y mandatario,  
validación previa integrada y asesoría para que tu negocio facture por mandato sin sorpresas. 🚀