¿Qué es el documento soporte? 

El documento soporte es el comprobante que el comprador debe elaborar cuando adquiere bienes o servicios a personas o empresas que no están obligadas a expedir factura de venta. Es decir, sirve para demostrar ante la DIAN que esa transacción es real y que puede usarse para sustentar costos, deducciones y, en algunos casos, impuestos descontables. 
 
En pocas palabras: si tu proveedor no está obligado a facturar, el documento soporte es la herramienta que te permite “legalizar” ese gasto. 

Origen e historia 

Antes de la digitalización, el documento soporte se elaboraba en físico, en papel. La normatividad exigía incluir datos mínimos como: fecha de la compra, identificación del vendedor y del comprador, descripción del bien o servicio, valor de la operación e impuestos que aplicaran. Esto fue regulado por el Estatuto Tributario y más adelante por el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. 

El gran paso hacia lo electrónico 

Con la masificación de la factura electrónica en Colombia, la DIAN empezó a migrar otros documentos al ecosistema digital. 
 
– En 2020 se expidió el Decreto 358, que definió de manera clara los requisitos del documento soporte y abrió la puerta para que más adelante existiera su versión electrónica. 
– En 2021 llegó el Decreto 723, que confirmó que el documento soporte seguiría siendo físico hasta que la DIAN publicara las condiciones técnicas de su versión electrónica. 
– El cierre del ciclo vino con la Resolución 167 de 2021, que implementó oficialmente el documento soporte electrónico y su anexo técnico. 

Implementación y plazos 

La DIAN dio un periodo de transición. Aunque inicialmente la fecha de inicio estaba prevista para 2022, se otorgaron ampliaciones y finalmente, desde el 1 de agosto de 2022, el documento soporte electrónico se volvió obligatorio. 
 
Desde ese momento, todos los contribuyentes que quieran soportar costos y deducciones por compras a no obligados a facturar deben generar el documento soporte en versión electrónica y transmitirlo a la DIAN. 

¿Qué debe contener hoy el documento soporte electrónico? 

• Denominación expresa como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta”. 
• Identificación completa del comprador y del vendedor. 
• Fecha y número consecutivo autorizado por la DIAN. 
• Descripción detallada de los bienes o servicios. 
• Valor total de la operación y discriminación de impuestos si corresponde. 
• Firma digital y validación previa de la DIAN. 
 
Además, si hay errores o se requiere anular, se emiten las llamadas Notas de Ajuste, también en formato electrónico. 

Diferencia con la nómina electrónica y otros documentos 

Es importante aclarar que el documento soporte electrónico no reemplaza a la nómina electrónica ni a los documentos equivalentes electrónicos. Cada uno tiene su función: 
– Nómina electrónica: para pagos laborales. 
– Documentos equivalentes electrónicos: para operaciones específicas como tiquetes de máquina registradora o boletas de cine. 
– Documento soporte electrónico: para compras a no obligados a facturar. 

Situación actual y exigencias de la DIAN 

En 2025, el documento soporte electrónico ya es una práctica consolidada. La DIAN ha reforzado que debe emitirse y transmitirse en el mismo año gravable en que se realiza la compra. De lo contrario, ese gasto no será aceptado fiscalmente. 
 
Esto obliga a las empresas a mantener procesos ágiles, sistemas tecnológicos adecuados y control estricto de sus proveedores. 

Beneficios de la evolución al documento soporte electrónico 

• Mayor control tributario: evita evasión y formaliza la economía. 
• Transparencia: la DIAN recibe la información en tiempo real. 
• Menos papel: procesos digitales, más rápidos y seguros. 
• Validez fiscal clara: asegura que los gastos sean aceptados en la declaración de renta. 

Conclusión 

El documento soporte en Colombia pasó de ser un simple papel físico a convertirse en un documento electrónico validado en línea por la DIAN. Hoy, es una pieza clave dentro del sistema de facturación electrónica y garantiza que las compras a no obligados a facturar estén plenamente soportadas ante la autoridad tributaria.