En Colombia, la facturación electrónica no siempre la expide directamente quien realiza la operación.  
Cuando existe un contrato de mandato, el mandatario (tercero autorizado) puede emitir la factura en nombre del mandante (dueño económico de la transacción). 
 
Este mecanismo está regulado en el Decreto 1625 de 2016, la Resolución DIAN 000165 de 2023 y en varios conceptos de la DIAN. 
 
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¿Cómo se estructura una factura por mandato? 
Una factura electrónica de venta por mandato debe cumplir con todos los requisitos de la DIAN,  
pero además debe diferenciar claramente qué corresponde al mandante y qué al mandatario. 
 
Los elementos clave son: 
– Mandatario (emisor): razón social, NIT, dirección y datos de contacto. 
– Mandante (beneficiario): identificación completa. 
– Número de factura: prefijo y rango autorizados por la DIAN. 
– Descripción: separar conceptos (bienes/servicios del mandante vs comisión del mandatario). 
– Valores: subtotal mandante, comisión mandatario, IVA y total. 
– Leyendas: contrato de mandato Nº ____, identificación de operaciones diferenciadas. 
– Obligatorio: CUFE, firma digital, validación previa DIAN y entrega al adquirente. 
 
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Flujo operativo paso a paso 
 
1. El mandante celebra contrato de mandato con el mandatario. 
2. El mandante solicita la adquisición o prestación de servicios. 
3. El mandatario adquiere bienes/servicios (el proveedor factura al mandatario). 
4. El mandatario genera la Factura Electrónica de Venta por Mandato (FEV). 
5. Se transmiten los rubros diferenciados (mandante vs mandatario). 
6. La DIAN valida la factura → solo entonces se entiende expedida. 
7. Se entrega al adquirente (XML + representación gráfica). 
8. El mandatario conserva los soportes. 
9. El mandante registra ingresos, costos y gastos en su contabilidad. 
 
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Checklist de cumplimiento ✅ 
 
– Contrato de mandato firmado y vigente. 
– Numeración DIAN gestionada por el mandatario. 
– Factura con rubros separados (mandante vs mandatario). 
– Compras hechas a nombre del mandatario cuando corresponda. 
– Validación previa DIAN y entrega al adquirente. 
– Archivo de soportes (contrato, facturas de compra, devoluciones). 
– Certificación de valores al mandante. 
– Política clara de IVA y retenciones. 
– Procedimientos definidos para devoluciones. 
– Conservación documental por mínimo 5 años. 
 
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Normativa clave 
 
– Decreto 1625 de 2016, Art. 1.6.1.4.9 – Facturación en contratos de mandato. 
– Resolución DIAN 000165 de 2023 – Anexo Técnico 1.9 (FEV). 
– Oficio DIAN 910039 de 2021 – Aplicación en sector salud (mandatos). 
– Concepto Unificado DIAN 100202208-106 de 2022 – Lineamientos generales. 
– Guía DIAN Facturación Gratuita – Caso Mandato. 
 
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Conclusión 
La facturación electrónica por mandato permite que un tercero facture de forma legal y válida en nombre de otra persona o empresa.  
Sin embargo, requiere cumplir con un flujo preciso, contar con soportes claros y garantizar la validación previa DIAN. 
 
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